会计凭证如何归档(对于数量过多的原始凭证（如收、发料单等）)

会计凭证如何归档 ♂

会计凭证的归档是财务管理的重要环节，以下是会计凭证归档的详细步骤和注意事项：

预处理

去除凭证中的金属物，如订书钉、曲别针等，以免损坏档案。

确保凭证整洁，无褶皱或破损。

分类归档

依据凭证类别归档：根据凭证的类别（如收据、发票、支票等）将凭证按会计期间分类排列，归档在同一类别文件之中，便于查找和管理。

依据科目归档：根据凭证中分录明细所记载的科目，将凭证按会计期间分类排列，使科目管理更集中。

依据填制日期归档：根据凭证的填制日期，将凭证按会计期间分类排列，形成以凭证填制日期为索引的凭证文件。

依据凭证号码归档：根据凭证号码，将凭证按会计期间分类排列，归档在同一文件之中，形成凭证号码索引。

填写封面和侧面

会计凭证封面：应写明单位名称、年度、月份、本月共几册、本册是第几册、记账凭证的起讫编号、张数，并由会计主管、装订人分别签名或盖章。

会计凭证盒正面及侧面：应写明单位名称、起止时间、本月共几册、本盒是第几册、记账凭证的起讫编号、张数、保管期限，并由会计主管、立卷人分别签名或盖章。大型企业还需编制全宗号、目录号、卷号。

装订

将凭证按照一定的顺序和方式装订成册，确保装订牢固，便于翻阅和保存。

对于数量过多的原始凭证（如收、发料单等），可以单独装订成册，并在封面注明记账凭证日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。

编目和编号

对归档的会计凭证进行编目和编号，以便于查找和管理。

电子化存档

把会计凭证扫描成电子文件，保存在计算机或云存储中，可以节省空间，而且方便检索和备份。

纸质存档

对于一些重要的原始凭证，比如合同、票据等，可以选择以纸质形式保存，放在防火防水的文件柜中。

档案管理

建立完善的档案管理制度，对会计凭证进行分类、编号、标注存档时间等，便于日后的查找和管理。

定期清理过期的会计凭证，避免存档空间过大，也减少不必要的管理成本。

定期移交

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

保管期限和销毁

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度的规定，任何人无权自行随意销毁。

通过以上步骤，可以确保会计凭证的完整性和安全性，便于日后的查找和管理。同时，采用电子化存档和纸质存档相结合的方式，可以进一步提高凭证的灵活性和安全性。

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